Kennen wir es nicht alle. Wir schauen in unseren Kalender,
wenn wir morgens ins Büro kommen und fragen uns, wann genau wir die inhaltliche
Arbeit eigentlich machen sollen. Der Kalender ist voll mit Meetings. Ob
Kickoff, Review, Follow Up oder einfach nur Jour Fix und Teammeeting…wir werden
nicht müde neue Namen für Meetings zu erfinden. Aber ich frage mich, ob sie in
dieser Form alle überhaupt noch sinnvoll sind. Ich selbst habe mich auch in dem
einen oder anderen über mehrere Stunden andauernden Meeting tagträumend
wiedergefunden. Guckt man sich die heutige Meetingpraxis an, bleiben bei mir
doch einige Fragenzeichen zurück.

Kann ein Meeting, das länger als eine Stunde dauert, überhaupt
noch produktiv sein? Müssen für jedes Thema wirklich Meetings stattfinden? Was
könnten andere Formen von Meetings sein?

Die Briefings aus der Luftfahrt sind hier ein Beispiel für Besprechungen
unter Teams, die das eine oder andere Meeting ablösen könnten. Ein Briefing
dient zum einen der Informationsweitergabe und zum anderen der Motivation zur
gemeinsamen Arbeit hin zum definierten Ziel. Genau da liegt ein Unterschied.
Ein Briefing hat immer ein klares Ziel, das für alle vorher feststeht. Die
Teilnehmer eines Briefings können die Erkenntnisse nach dem Briefing direkt
anwenden. Für uns Piloten ist es z. B. das Briefing beim ersten Zusammentreffen
mit der Crew. Hier ist das klare Ziel die Informationen über Besonderheiten und
Einzelheiten zum Ablauf des Fluges weiterzugeben und zum anderen die Crew zu
einem Team werden zu lassen. „To
be on the same sheet of paper“ – ist hier das Motto.

Wann eignet sich ein
Briefing?

Kick Off Meetings, aber auch Jour Fix oder Review Meetings
wären damit ideal als Briefing umsetzbar. Das Ziel dieser Meetings ist auch
eine Informationsweitergabe und die Darlegung von Zwischenständen, Abläufen,
Next Steps oder Stolpersteinen.

Für Entscheidungssituationen ist ein Briefing allerdings
nicht immer angemessen. Hier sind Meetings mit Diskussionen oft die richtige
Wahl. Ausnahmen sind z. B. die Entscheidungen in Krisenstäben, da trifft
aufgrund eines Briefings der Verantwortliche/ die Verantwortlichen eine
Entscheidung.

Für ein Briefing müssen bestimmte Merkmale erfüllt und
Briefingregeln eingeführt werden.

Merkmale eines
Briefings:

1.
Briefings haben einen festen Zeitrahmen

2.
Ziel des Briefings wird klar benannt

3.
Die Abläufe und Struktur eines Briefings ist
immer einheitlich

4.
Ein Verantwortlicher leitet das Briefing und
erteilt bei Bedarf das Wort an andere Teilnehmer

5.
Abzusehende Schwierigkeiten im Ablauf des
Vorhabens werden klar angesprochen und mögliche Lösungswege bereits benannt

Regeln helfen das
Ziel des Briefings zu erreichen

Für Briefings gibt es in der Fliegerwelt klare Regeln. Sie
muten zunächst etwas befremdlich und streng an. Wenn sich jedoch die Regeln
etabliert haben, sind sie eine absolute Erleichterung für alle Beteiligten und
werden allgemein akzeptiert. Es gibt keine Unstimmigkeiten und Ausreden, die zu
Konflikten führen können.

Zum festgelegten Zeitpunkt beginnt das Briefing, für alle.
Ein zu spät kommen gibt es nur im Ausnahmefall. Der erste Eindruck zählt,
gerade bei neuen Teams oder Crews. Der Briefingverantwortliche stellt sich kurz
vor und entscheidet, ob es zu einer gegenseitigen Vorstellung kommt. Der Inhalt
des Briefings ist auf das Wesentliche reduziert. Die Zeitvorgabe zur
Briefinglänge wird eingehalten und zeichnet den Durchführenden damit als
verlässlich aus. Der Leiter eines Briefings stellt durch Rückfragen sicher,
dass alle Anwesenden die Informationen verstanden haben. Beantworten Sie als
Verantwortlicher Rückfragen sofort und versuchen Sie Zweifel auszuräumen.

Ein Briefing kann es schaffen eine noch nicht so erfahrene
Gruppe auf ein gemeinsames Ziel einzustimmen und den Weg für ein erfolgreiches
Team zu ebnen. Sie geben mit einem Briefing Richtung und Ziele vor. Sie
motivieren damit Ihr(e) Crew/Team und schwören sie auf das Ziel ein.

Probieren Sie es aus. Sie werden deutlich effizienter und
schlagkräftiger sein und das mit einem gemeinsamen Teamspirit. Der Spirit ist
am Ende das, was den Unterschied macht.

Ich freue mich auf Ihr Feedback.

Wollen Sie mehr über Briefings oder andere Methoden und ihre
Anwendung auf Ihr Business erfahren. Sprechen Sie mich gerne an und vereinbaren Sie ein
kostenfreies Erstgespräch.

 

Mein Blog macht jetzt eine Sommerpause und ich melde mich
wieder im August.

Bis dahin einen schönen Sommer!

 

 

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